Cómo organizar tus documentos personales y familiares en 5 pasos.

En nuestra vida personal y familiar nos vamos haciendo de documentos, comprobantes y papeles de todo tipo que debemos clasificar y decidir si los vamos a conservar o no. Si bien, actualmente, muchos de ellos llegan por medios informáticos, algunos deben ser conservados en forma física.

Si postergamos para organizarlos en otro momento corremos el riesgo de que éstos se vayan acumulando y, con el tiempo, no recordemos por qué motivo los hemos guardado, si es necesario o no tenerlos en casa y, en particular, cuando necesitemos alguno de ellos, puede que se nos dificulta encontrarlo.

Por lo tanto, contar con un sistema para organizarlos de forma eficiente y visual nos permitirá:

• tener orden en nuestra casa,
• no guardar cosas porque sí,
• encontrar fácilmente un documento cuando lo necesitamos,
• tener control, es decir, saber cuando estos documentos se vencen y deben ser renovados, pagados o simplemente tirados porque ya no sirven,
• etc.

En este artículo veremos cómo organizar todos nuestros documentos de una sola vez en solo 5 pasos.

Los pasos son:

1. Planificar: ¿Qué conservaremos?
2. Categorizar: ¿Cómo los conservaremos?
3. Ubicar: ¿En dónde los conservaremos?
4. Clasificar: ¿Qué se queda y qué se va?
5. Organizar: Cada cosa en su lugar.

PASO 1: PLANIFICAR: ¿QUÉ CONSERVAREMOS?

Comenzaremos por agrupar todos los documentos que tenemos y haremos una primera selección dejando solo lo que pensamos que debemos conservar.

A continuación, haremos una lista de los tipos de documentos que tenemos en casa.

Cada uno de nosotros tiene documentos diferentes por lo que no hay una lista única para seguir, sino que debemos realizar una propia.

Obtendremos una lista como ésta:

• Documentos personales(pasaportes, tarjetas de salud, etc.).
• Escrituras de la casa/apartamento.
• Escrituras de veículos.
• Contratos de servicios.
• Diplomas de estudio.
• Garantías.
• Documentos de seguros.
• Facturas de compras importantes.
• Comprobante de pagos de impuestos.
• Documentos referentes a la salud (como exámenes médicos).
• Etc.

Hacer esta tarea nos dará una idea general de todo lo que tenemos para organizar y comenzaremos a pensar en cómo los organizaremos según nuestras necesidades.

PASO 2: CATEGORIZAR : ¿CÓMO LOS CONSERVAREMOS?

En este paso vamos a pensar en cómo vamos a distribuir todos los documentos que tenemos y comenzaremos por organizarlos en tres grandes categorías o grupos.

Las tres categorías son:

1. Documentos que vamos a conservar por mucho tiempo (ej. diplomas, escrituras, documentos de identificación, etc.).
2. Documentos que vamos a conservar por un tiempo determinado (ej. pólizas de seguro, garantías, pagos de servicios, etc.).
3. Documentos que vamos a conservar hasta que hagamos una determinada acción (ej. documentos necesarios para hacer un trámite).

Tener todo en solo tres carpetas sería perfecto pero, usualmente, el número de documentos requiere crear subcategorías, las cuales nos servirán para encontrar más fácilmente lo que necesitemos en un futuro.

Ejemplos de las distintas categorías:

1. Documentos que vamos a conservar por mucho tiempo.

DOCUMENTOS PERSONALES: Pasaportes, Fotocopia de Carta de Identidad, Fotocopia de Tarjeta sanitaria, Fotocopia Green Pass, etc.

APARTAMENTOS: Escritura, Contratos de servicios (electricidad, agua, gas, Internet, etc.)

VEHÍCULOS: Títulos de compra, controles periódicos, etc.

CELULARES: Contratos.

DIPLOMAS DE ESTUDIO: Diplomas Universitarios, Otros Diplomas, Programas de Estudio que sea necesario conservar, Certificados, etc.

SALUD: Historial médico, Comprobantes de vacunas, Exámenes médicos importantes, Carpeta Pediatra, Carpeta Ginecologo, etc.

BANCOS: Contratos con bancos, contratos tarjetas de crédito y débito, etc.

Etc.

      2. Documentos que vamos a conservar por un tiempo determinado.

GASTOS FIJOS: Facturas pagas de servicios, Facturas pagas de gastos comunes, etc.

APARTAMENTOS: Facturas pagas de servicios, Impuestos apartamentos, Impuestos autos, Pólizas de seguro, Facturas pagos de Gastos Comunes, etc.

VEHÍCULOS: Impuestos, Pólizas de seguro, Pago de multas, etc.

CELULARES/WIFI: Pago mensual.

GARANTÍAS.

Etc.

          3. Documentos que vamos a conservar hasta que hagamos una determinada acción.

VARIOS: Documentos necesarios para hacer un trámite, facturas por pagar, datos para reservar algo, documentos para archivar, etc.

Crear estas listas nos sirve para crear subcategorías en caso que el volumen de documentos sea muy grande. Por ejemplo, en los casos 1 y 2 podemos hacer una categoría por integrante de la familia, casa/apartamento, salud, estudio, etc.

PASO 3: UBICAR: ¿EN DÓNDE LOS CONSERVAREMOS?

Se trata de elegir un lugar determinado para colocar cada documento, es decir, ahora que sabemos el volumen de documentos que tenemos y cómo los vamos a distribuir para localizarlos con facilidad (que es el objetivo principal por el que los conservamos), vamos a seleccionar el tipo de carpeta o archivador que mejor se adapta a nuestras necesidades.

Algunos tipos de carpetas o biblioratos que podemos utilizar son:

• con folios transparentes en donde pueda poner dentro más de un documento,
• con elásticos para el caso de documentos más voluminosos,
• tipo acordeón,
• etc.

PASO 4: CLASIFICAR: ¿QUÉ SE QUEDA Y QUÉ SE VA?

En este paso vamos a tomar todos los documentos que tenemos y comenzaremos a apilarlos en grupos según las categorías que hemos elegido.

Podemos ir decidiendo en cada caso que queda y que no, o, primero dividir y luego seleccionar.

Si tenemos dudas si conservar o no ciertos documentos y, por cuánto tiempo hacerlo, debemos consultarlo con un contador, gestor, o institución pública o privada respectiva, etc.

Es importante que creemos listas para agregar a las carpetas con los vencimientos de los documentos o por cuánto tiempo conservaremos cada cosa, para no tener que volver a consultar cada vez que vamos a archivar un nuevo documento.

También, es muy  práctico anotar en cada documento cuando podemos deshacernos de él.

Recuerda que:

• no debemos guardar por guardar,
• debemos escoger el lugar correcto para encontrarlo con facilidad,
• debemos saber por cuánto tiempo lo vamos a guardar.

PASO 5: ORGANIZAR: CADA COSA EN SU LUGAR.

¡Llegó el momento de poner en orden los documentos!

Vamos a:

1. Elegir una de las categorías de documentos.
2. Verificar que efectivamente vamos a conservar todos los documentos.
3. Anotar en cada documento toda la información necesaria en caso de utilizarlo en un futuro o, simplemente y cuando podamos deshacernos de él.
4. Elegir la carpeta que mejor se adapta al tipo de documento y colocamos etiquetas para identificar lo que colocaremos en ella.
5. Incluir una listas especificando:

• el contenido de la carpeta.
• la fecha de vencimiento de los documentos (en caso de que deben ser renovados).
• el tiempo en que debemos conservar ese tipo de documentos, etc.

Continuamos con este proceso para cada una de las categorías que hemos separado.

Algunos consejos extra:

• Nunca debemos tirar documentos en donde se encuentren nuestros datos personales, utilizaremos un destructor de papeles o simplemente los romperemos.
• Cuando debemos tirar un documento personal o tarjetas de crédito y débito las cortaremos.
• Categorizamos y organizamos cada vez que llega un documento, si no podemos hacerlo en el momento, fijamos un día a la semana o mes (dependiendo del número de documentos), mientras, los guardaremos en la carpeta de PENDIENTES.
• Fijamos un día al mes para tirar los documentos vencidos y coordinar la renovación de documentos.