Saber administrar el tiempo en forma eficaz es una de las principales habilidades que debe desarrollar quien emprende, porque de ella, dependerá en gran parte los resultados.
El objetivo de este post es ayudarte a no sentir esa sensación de que te “falta el tiempo” y, por medio de un método y una herramienta que yo misma utilizo, puedas administrar con facilidad uno de los recursos más importantes que tienes a la hora de alcanzar tus objetivos.
Más de una vez te habrás preguntado: ¿cómo puede ser que muchas personas que conozco logran hacer más que yo y tienen las mismas horas al día?
La respuesta a esta pregunta gira entorno a que suelen ser personas muy organizadas, motivadas, perseverantes, constantes, con mucha energía, fuerza de voluntad, etc., probablemente así sea y, a la vez, puede que utilicen algún método o herramienta que les permita focalizarse y administrar mejor su tiempo.
A continuación te presento, primero, el método que utilizo cuando quiero planificar la forma en que voy a alcanzar los objetivos que me he planteado (es un método muy sencillo que consta de tres pasos) y, segundo, una herramienta para identificar en qué te distraes y/o pierdes el tiemp
Índice
Método para administrar tu tiempo y alcanzar tus objetivos.
Paso 1: Determina cuántas horas tienes disponibles para realizar tus objetivos.
Paso 2: Prioriza qué objetivos quieres alcanzar y en qué plazo de tiempo lo harás.
Paso 3: Planifica cómo vas a administrar tu tiempo.
Paso 1: Determina cuántas horas tienes disponibles para realizar tus objetivos.
Este paso te llevará solo unos minutos, siéntate con lápiz y papel, una planilla de Excel o Google Calendar y, utilizando distintos colores, determina cuales son tus principales tareas diarias, hazlo para una semana tipo.
De esta forma tendrás más claro de cuánto tiempo dispones para dedicar al trabajo, a la familia, a ti misma/o, etc., y para realizar tus nuevos objetivos.
¿Qué ves?
- ¿Cuánto tiempo puedes dedicar a lo que deseas lograr?
- ¿En qué “pierdes” el tiempo?
- ¿Qué puedes cambiar?
Con esta herramienta debes poder visualizar de forma rápida si tienes tiempo disponible para trabajar en los nuevos objetivos o si debes dejar de hacer algo, también te permite calcular cuántas horas diarias o semanales dedicas a cada tarea, analizar en qué utilizas tu tiempo, si estás queriendo hacer más de lo que puedes y, también, puedes utilizarla para organizarte mejor.
Paso 2: Prioriza qué objetivos quieres alcanzar y en qué plazo de tiempo lo harás.
Llegó la hora de visualizar y escribir en una lista todos los objetivos (o propósitos) que quieres conseguir, tanto profesionales como personales.
Para cada uno de los objetivos debes desglosar todas las metas intermedias que te permitirán alcanzarlo y estimar el tiempo en horas que crees que te llevará cada una de ellas, considerando tus habilidades, recursos y experiencia.
Con esta información determina un límite de tiempo realista en la que deberías poder alcanzar tus objetivos.
Por último, prioriza por orden o importancia los objetivos y metas que te has planteado porque seguramente no puedes hacer todo al mismo tiempo.
Paso 3: Planifica cómo vas a administrar tu tiempo.
Llegó la hora de hacer cuadrar todas las tareas que debes hacer para alcanzar tus metas intermedias con las horas que tienes disponibles para realizarlas.
Al hacerlo, no debes olvidar considerar factores como, asignar las tareas más importantes a las horas en las que te concentras mejor, dejar espacios de tiempo extra para imprevistos, reservar momentos de descanso, etc.
Puede pasar que pienses que debes cambiar tu estrategia o que el tiempo disponible no es suficiente. No te agobies, busca el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, no debes hacer todo en una semana o mes, puedes posponer algunas cosas.
Recuerda que el día tiene 24 horas para todos ya que el tiempo es un recurso limitado y, como ocurre con cada recurso limitado, debes aprender a gestionarlo y decidir cuáles son tus prioridades.
Herramienta para identificar las distracciones y/o “pérdidas de tiempo”.
Consiste en hacer una barra con tantas celdas como horas te vayas a dedicar a hacer determinada tarea o conseguir una meta. Mientras la realizas irás marcando los eventos que te distraen con colores distintos indicando los respectivos minutos, por ejemplo, llamadas de teléfono, visitas imprevistas, busqueda de materiales de trabajo, mirar tus redes sociales personales, etc.
Cuando termines, te será muy fácil identificar de forma visual cuáles fueron las distracciones o pérdidas de tiempo y, si lo realizas durante unos días, podrás analizar porqué ocurren y tomar medidas para solucionarlo.
Ejemplos:
- Te llaman mucho → Estableces un horario para llamadas y dejas momentos específicos para concentrarte apagando el teléfono.
- Te distraes con las redes sociales → Establece momentos para verlas.
Espero que este método y esta herramienta te ayuden en tu día a día. Al ir utilizándolas con frecuencia te irás conociendo más y cada vez serás más exacta/o a la hora de estimar las horas para hacer cada tarea, aprenderás a seleccionar mejor las prioridades, minimizarás las distracciones y pérdidas de tiempo y,, como resultado, serás más eficiente administrando tu tiempo.
Si bien, lo que nos importa es alcanzar nuestro objetivo, no te olvides de disfrutar del proceso y aprovechar el aprendizaje que obtienes cuando intentas alcanzar cada una de tus metas.
Si lo deseas cuéntame que resultado has obtenido al utilizar el método o la herramienta. Muchas gracias por pasar por aquí.